Pelkäätkö yrittäjänä hidastaa tahtia tai keskittyä yhteen asiaan? Niin kannattaakin, jos teet sen väärin.

Vaikka se, miten käytämme aikamme on etenkin yrittäjänä valinta, ei oman ajan aktiivinen hallinta ja organisointi suinkaan tule meistä suurimmalle osalle mitenkään luonnostaan. Kun joudumme liikakuormituksen alle, saatamme löysätä jollakin väärällä tavalla. 

Asia tuli konkreettisesti vastaani, kun eräs suomalainen yrittäjä oli luvannut ulkomaiselle asiakkaalleen työn toimituksen hieman yli kuukaudessa, mutta aika loppuikin kesken. Lisäaikaa annettiin vielä muutama viikko, mutta tämän deadlinen tullessa kohdalle yrittäjä katosi. Muutaman viikon päästä hän lähetti viestiä pyytäen, että se osa työstä, jonka hän oli kuitenkin ehtinyt tehdä, noin kolmasosa, maksettaisiin, sillä syynä oli sukulaisen sairastuminen ja hän oli joutunut matkustamaan Suomeen seudulle, jossa ei ollut nettiyhteyttä.

Olin auttamassa tilauksen tehnyttä yritystä saamaan koko projektin päätökseen ja heillä oli ihailtavan ymmärtäväinen asenne yrittäjää kohdanneita ongelmia kohtaan. Heiltä olisi varmasti löytynyt ratkaisuja, jos yrittäjä olisi alunperin kertonut vaikeuksista saada työ valmiiksi ajallaan. Liian usein paineen alla yritämme sen sijaan selvitä vain työetiikalla ja painamalla lisää tunteja.

Saatamme yrittää tehdä vähemmän työtä kuin tarvitsemme tullaksemme toimeen, tehdä vain sen mitä ehdimme vaikka rästissä on muutakin, luovuttaa epätoivoisina tai yrittää lievittää stressiä tavoilla, jotka eivät ole keholle ja mielelle lainkaan hyväksi. Kaikki tällaiset tavat toimia ovat tietysti vahingollisia ja vääriä, mutta stressikuormituksen alla voi olla vaikea kääntää enää kelkkaa oikeaan suuntaan.

Ajankäyttö, suunnitelmallisuus ja tavoitteellisuus ovat asioita, joihin käytetty pieni aika tulee yleensä moninkertaisena takaisin. Kun itse sisäistin tämän asian, uskalsin vihdoin luopua jatkuvasta ideoiden ja tekniikoiden perässä juoksemisesta. Se on todella kannattanut, sillä sain koko toimintaani uudenlaista virtaa ja olen pystynyt auttamaan asiakkaitani huomattavasti tehokkaammin. Tässä kirjoituksessa kerron hieman siitä, minkälaisia helppoja, käytännöllisiä mutta voimakkaita keinoja käytän.

Miten tehdä enemmän vähemmässä ajassa?

Jotta voi saada enemmän aikaan tehokkaammin, täytyy usein ensin karsia jotakin muuta. Suurimmalla osalla meistä se tarkoittaa työajan aikatauluttamista tehokkaammin sekä työrauhaa. Voi tuntua mahdottomalta ajatukselta olla vastaamatta vaikkapa sähköposteihin heti, mutta todellisuudessa vain harvassa työssä on oltava jatkuvasti tavoitettavissa. Kun sähköposteille on oma aikansa, ei tulipalojen sammuttelu tuhoa tehokasta työaikaa. 

Toinen tärkeä asia on tehdä juuri oikeita asioita vapautuneella ajalla. Moni menestynyt digimarkkinoija opettaakin, että samanlaisia tehtäviä kannattaa jaksottaa tehtäväksi samaan pätkään. Kun esimerkiksi kuvankäsittelyohjelma on jo auki ja hyvässä muistissa mistä valikosta mitäkin löytyy, tulee kuvat käsiteltyä nopeammin kuin tekstin kirjoituksen lomassa.

Kolmas vinkki ajankäytön tehostamiseen on tavoitteellisuuden ja suunnitelmallisuuden tuominen omaan työrutiiniin. Jos tarkoituksena on aloittaa uuden tuotteen markkinointi ensi kuussa, tässä kuussa on parasta valmistella sen myyntikampanja ja siis tehdä jo valmiiksi markkinointiviestit sähköpostiautomaatioon, blogikirjoitukset sekä Facebook mainokset. Kaikki tämä vaatii keskeytyksetöntä tehokasta työaikaa, joka on merkattava ylös myös kalenteriin. 

Voit hallita vain sitä, mikä on mitattavaa

Mitattavuus tarkoittaa sitä, että tiedät mikä tekemäsi asia toimi ja mikä ei. Jotta voit mitata onnistumisia, on oltava tiedossa tavoitteita. Esimerkiksi tavoite voi olla digitaalisen tuotteen myynti, jolloin mitattavia asioita ovat ainakin paljonko markkinointikampanjasi tuotti myyntiä ja esimerkiksi moniko ihminen klikkasi ostamaan kurssin luettuaan mainoksiasi tai myyntisivujasi. Tässä auttaa, kun projekteille määrittelee alun ja lopun. 

Samalla tavalla voit asettaa tavoitteeksesi kasvattaa yrityksesi laskutusta vaikkapa 10% joka kuussa ja määritellä, mikä kasvun mahdollistaa. Pelkkä tsemppaaminen ei saa esimerkiksi laskutustavoitteita toteutumaan. Siksi on hyvä asettaa sekä prosessi- että tulostavoitteita. Prosessitavoite on esimerkiksi käyttää kaksi tuntia kolmena päivänä viikossa uuden tuotteen tekemiseen. Ne sidotaan suurempiin tavoitteisiin, kuten kasvava laskutus. 

Vähemmän hälinää ja melua, enemmän tulosta 

Joitakin vuosia sitten jokainen sähköposti luettiin ja sosiaalisen median virtaa tarkasteltiin tarkemmin. Nyt kaikkea tätä on niin paljon, että nostamme usein tuntosarvet pystyyn ja tartumme vain siihen, mikä herättää huomiomme virrassa. Markkinointi ja tavoitteellinen viestintä käyttää tätä ominaisuutta myös hyväkseen. Ympärillämme on yhä enemmän hälinää ja melua, joka saa meidät pysähtymään ja lopettamaan keskittyneen työskentelyn, muka hyvästä syystä. 

Keskittyminen on yksi arvokkaimmista voimavaroista ja työkaluista, mutta fokus myös katoaa helposti. Silti esimerkiksi itse en osannut pitkään suojella keskittymistäni tarpeeksi. Kun esimerkiksi asetin ajat, jolloin vastaan sähköposteihin ja luen niitä sekä poistin sosiaalisen median kuvakkeet puhelimeni ensimmäiseltä ruudulta vaikeampaan paikkaan, tuntui hölmöltä saada tällaisista asioista takaisin oikeaa tehokasta työaikaa. Huomasin nostavani puhelimen käteeni ja tuijottavani ruutua hetken, koska sitä normaalia kuvaketta ei ollutkaan heti silmieni edessä.

Päädyin lopulta poistamaan puhelimestani somekuvakkeet sekä työsähköpostin kokonaan ja se on vapauttanut päivästäni paljon aikaa, jota en huomannut käyttäväni tai joka tuntui järkevältä - käytinhän somea ja sähköpostia työhöni. Nykyään työskentelen katsomatta puhelinta ja käytän apunani jopa sovelluksia, joka estävät puhelimen käytön keskittyneen työn aikana. 

Jos tykkäät katsella somea tai se on todella tärkeä työssäsi, sinun ei tietenkään tarvitse mennä näin pitkälle. Monelle ajatus ohjelmien poistamisesta puhelimesta tuntuu tylsälle ja ikävälle. Sen sijaan voit rauhoittaa aikaa somelta tai kavereiden ja perheen viesteiltä ja ottaa avuksi esimerkiksi erilaisia sovelluksia, kuten vaikkapa Forest, jossa valitsemasi ajan kuluessa kännykän ruudulla kasvaa taimesta puu. Jos poistut ruudulta, pieni taimi kuolee! 

Kun aloin todenteolla tutustua ajankäyttööni, suunnitelmallisuuteen ja tavoitteellisuuteen ja suodattaa hälyä päivästäni, se ei ollut kerralla toteutettava yksi muutos vaan sarja pieniä, jotka yhdessä muuttivat koko yrittäjän arkeni. Siksi voi olla vaikea nähdä, mitä kaikkea kannattaa lähteä tekemään ja tavoittelemaan. 

Kokeile omassa arjessasi pieniä muutoksia yksi kerrallaan ja ota käyttöösi ne, jotka toimivat juuri sinulle. Pian alat huomata, että päivät tuntuvat erilaisille ja huomaat paremmin, mitä niistä puuttuu ja mitä on aivan liikaa.

 

Parhaat kirjoitukset suoraan sähköpostiisi

Ja tässä vielä yksi juttu, joka voisi kiinnostaa sinua: kirjoitan ja julkaisen paljon markkinoinnista, yrityksen toiminnan kehittämisestä verkossa ja oman sivuston käytöstä toimivana työkaluna. Parhaiten pysyt kärryillä uusista kirjoituksista ja oppaista liittymällä maksuttomalle sähköpostilistalleni. Tätä kautta kuulet myös parhaat tarjoukseni, joten nähdään siellä!

Close

50% Complete

Two Step

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua.