Etätyö kotona: parhaat työkalut tiimeille ja yrittäjille

Olen työskennellyt tutkijanurani aikana suurissa kansainvälisissä organisaatioissa useissa suurissa tiimeissä, joiden toimipisteet sijaitsivat pitkin Lontoota. Silti hyppäys kotitoimistoon ja etätyöhön oli kolme vuotta sitten paljon suurempi muutos kuin osasin kuvitella. Etätyö kotona tuo kolmen vuoden kokemuksella melko uudenlaisia haasteita suurenkin tiimin väliseen toimistotyöhön verrattuna.

Olen koonnut tähän artikkeliin parhaat työkalut tiimeille sekä yksinyrittäjille erilaisiin kotona työskentelyn aiheuttamiin tilanteisiin, jotta sinun ei tarvitsisi törmätä samoihin ongelmiin, joita minä ja useat muut ovat jo kohdanneet.

Etätyön perusvaatimukset

Usein etätyön kohdalla mietitään heti ohjelmistoja ja pilvipalveluja, verkkoyhteyksiä sekä suljettuja verkkoja, mutta unohdetaan yhdet työssä selviämisen ja jaksamisen kannalta tärkeimmät asiat. Vaikka työpaikan työpistekoulutukset esimerkiksi ergonomiasta voivat tuntua puuduttavilta, niille on syynsä.

Yksi parhaista neuvoistani etätyöskentelijälle on järjestää hyvä työtila, joka ei ole keittiön pöydän ääressä tai sohvalla. Tilassa tulisi olla tarpeeksi valoa, ruudun tulisi olla oikealla korkeudella (tarvitsetko kannettavalle alustan) ja tuolin tulisi olla sopiva pitempään istumiseen. Huolehdi myös tauoista: selkä jaksaa pitää yllä hyvää ryhtiä puolisen tuntia parhaimmissakin työoloissa.

Työpiste olisi paras erottaa muusta oleskelutilasta, jotta työlle ja muulle omalle elämälle tulee selkeä ero. Parasta on, jos työhuoneen oven voi päivän lopuksi sulkea ja olla palaamatta työkoneelle tarkistamaan vielä jotakin. Mieli ja keho tarvitsevat palautumista, jotta työssä jaksaa parhaalla mahdollisella tavalla. 

Kannattaa myös mahdollisuuksien mukaan selvittää, millaiset vakuutukset ovat voimassa kotona työskennellessä. 

Sähköinen yhteydenpito

Sähköpostin sekä erilaisten chattien käyttö työpaikan ulkopuolelta voi vaatia VPN yhteyden tai muita varmennuksia. Sen lisäksi tarjolla on useita viestintäpalveluita:

Google meet - (entinen hangouts) perusta kokous tai liity toisen järjestämään video tai äänikokoukseen. Yksinkertaiset asetukset videolle ja äänelle, kunhan koneessasi on mikrofoni ja kamera, mutta kokoukseen voi liittyä myös puhelimitse, kun se on perustettu. Maksuton. 

Microsoft Teams (korvaa myös Skype for Business) - Office 365 työkalu etätyöhön sisältää chatin, videokokousmahdollisuuden ja tiedostojaon. Myös mahdollisuus työsennellä jakaen Microsoftin työkaluja kuten Word, Powepoint ja Excel. Käyttöä varten ladataan sovellus. Maksuton versio ei sisällä kaikkia ominaisuuksia. 

Slack - pyrkii poistamaan sähköpostin lähettämisen tarpeen jakamalla työtä "kanaviin" ja ryhmiin, joilla pyritään nopeuttamaan työskentelyä ja viestintää. Mahdollistaa viestit ja videopuhelut. Maksuton versio ei sisällä rajoittamattomia ominaisuuksia.

Mattermost - Viestintäratkaisu, joka panostaa turvallisuuteen. Viestit, puhelut, videokokoukset ja ruutujako. Maksullinen (maksuton kokeilu saatavilla). Voidaan yhdistää muihin alustoihin kuten Microsoft Teams.

Mumble - vapaasti käytettävä vapaan lähdekoodin äänichat. 

Viber - puhelut sekä videopuhelut ja ryhmät. 

Workplace by Facebook - Facebook mainostaa sivuja ylläpitäville omaa alustaansa, jolla onnistuvat myös erilaiset viestit, livevideo sekä videokokoukset. Rajoitetut ryhmäkoot ja puhelukoot salliva versio on maksuton. Ainakin yritykset miettivät varmasti ratkaisun tietoturvan lisäksi, onko asiakaspalvelu yhtä jumittavaa kuin mainosalustalla. 

Joissain uudemmissakin artikkeleissa mainitaan lisäksi HipChat ja Stride. Molempien asiakkaat (HipChat oli Striden edeltäjä) on siirretty Slack-alustalle.

Oma kokemukseni viestintätyökaluista

Useimmilla yrityksillä on jo käytössään jokin yrityksen sisäinen viestintäkanava, jota käytetään myös etätyössä. Olen itse käyttänyt etenkin Skypen ja Googlen tarjoamia ratkaisuja, jos kyse on ollut nimenomaan viestittelystä tai puhelusta. Etätyötä tekevä yrittäjä joutuu usein tutustumaan asiakkaidensa käyttämiin ratkaisuihin.

Kokemukseni on kuitenkin, että yleensä on hyvä välttää sekoittamasta henkilökohtaista viestintää ja työviestintää, olitpa sitten yrittäjä tai osa tiimiä. WhatsAppia, Skypeä tai Facetimea voi toki hyödyntää, jos osaa hallita työviestinnän ja henkilökohtaisen viestinnän myös vapaa-ajalla tehokkasti.

Suurimmat ajanhallinnan ongelmani aiheutti aikoinaan oletus, että tiimissämme luettiin jatkuvasti vapaa-ajallakin sähköpostia, henkilökohtaiseen kännykkään sai laittaa viestiä ja Skypessä oltiin jatkuvasti valmiina puheluun. 

Kerro mielellään selkeästi asiakkaille tai tiimille, milloin sinut saa mitäkin kautta kiinni ja kuinka nopeasti vastaat. Kotona työskennellessä oman ajan rauhoittamisesta tulee vielä tärkeämpää. Jos pidät jossain välissä päivää etätyön aikana huolta esimerkiksi lapsista, erota työ ja tämä aika toisistaan. Yleensä keskittymään pystyy kunnolla vain yhteen asiaan kerrallaan.

Virtuaaliset kokoukset ja tapaamiset sekä ruudun jako

Miksi puhun erikseen viestinnästä ja kokouksista, vaikka ohjelmat pitkälti pystyvät tekemään molempia? Koska en muista kenenkään koskaan ehdottaneen Zoomia viestittelyyn ja monet kokonaisratkaisut otetaan käyttöön lähinnä, jos ne ovat yrityksen käytössä laajasti.

Koska teen henkilökohtaisia- ja pienryhmävalmennuksia verkossa ja käyn läpi teknisiäkin asioita asiakkaiden kanssa, pidän toki ratkaisuista, jotka mahdollistavat useita asioita kerralla ja esimerkiksi ruudun jakamista useallekin ihmiselle. Oma ensisijainen valintani on Zoom.

Zoom - ehkäpä yleisin valmennusalan ja yrittäjien käyttämistä virtuaalikokous ratkaisuista. Zoom toimii niin kahdenkeskiseen puheluun, esityksen nauhoittamiseen kuin pienen ryhmän esityksiin ja kokouksiinkin. Maksuttoman version ominaisuudet on rajoitettu. 

Adobe Connect - alusta kokouksille sekä webinaareille. En ole itse koittanut Adobe Connectia, vaikka siitä on tarjolla 90-päivän maksuton kokeilu. Ohjeita käyttöön näyttää  kuitenkin löytyvän kattavasti täältä: https://ilonait.fi/adobe-connect-opasvideot/.

Whereby - yksinkertainen videokokousalusta. Maksuton vaihtoehto vain yhdelle käyttäjälle.

Join.me - mahdollisuus aloittaa videokokous viiteen osallistujaan asti ilman maksua. Isommat kokoukset vaativat maksullisen tilauksen.

Go to meeting - Videokoukset, konfferenssipuhelut, ruutujako, erilaisia integraatioita kalentereihin ja muihin alustoihin ja webinaarimahdollisuus. Maksullinen. Kalliimpiin sopimuksiin sisältyy esimerkiksi englanninkielisten kokousten kirjallinen kopio ja piirtotyökaluja.

Swivel - Äänichat ja ruudunjako toimistotyyliin. Liity ryhmäkeskusteluihin, jotka kiinnostavat. 

Ruudun jako ja etätyö toiselle koneelle

Jos tarvitset pääsyä laitteistoon yhdistettyyn tietokoneeseen tai vaikkapa suoraan työpaikalla sijaitsevalle koneellesi, se onnistuu, jos se on sallittua verkossasi ja kone on päällä.

Tutkijana esimerkiksi laitteiston vianselvitystä tehtiin usein Teamviewerin kautta, jossa toiselle henkilölle voidaan antaa pääsy käyttämään konetta. Tunnen useita IT-työntekijöitä, jotka ottavat yhteyden toisessa maassa sijaitsevalle tietokoneelleen ja testiympäristöön joka päivä. Huomaa, että näiden ohjelmien käyttöön liittyy riskejä, koska ne antavat laajat valtuudet päästä tekemään myös haittaa työpaikan verkossa. 

Teamviewer - henkilökohtaiseen käyttöön maksuton, yrityksille maksullinen. Teamviewer mahdollistaa toisen koneen käytön etänä. Erityisen hyödyllinen esimerkiksi asiakkaan koneen vianselvityksessä tai korjauksessa tai laitteistoon liitettyjen koneiden ohjaamiseen etänä. Voit esimerkiksi sammuttaa laitteistoa turvallisesti, kun et pääse työpaikalle. Huomaa kuitenkin, että monissa yrityksissä Teamvieweriin koetaan liittyvän turvallisuusriskejä sen antamien valtuuksien takia. 

SplashTop - mahdollistaa myös etäyhteyden ottamisen koneelle ja koneen käyttämisen etänä. Kalliimmat vaihtoehdot sisältävät mahdollisuuden uudellenkäynnistää etänä. Maksullinen. 

RealVNC - mahdollistaa etäyhteyden koneiden ja laitteiden välillä. Maksuton henkilökohtaisessa käytössä.

Microsoft Remote Desktop, Apple Remote Desktop ja Chrome Remote Desktop

Koneen käyttö etänä onnistuu lupien ollessa kunnossa myös Microsoftin, Applen ja Chromen sovellusten kautta maksutta. Lupa käyttää sovelluksia annetaan koneelta, johon yhteys otetaan, joten täysin etänä aloittaminen ei onnistu.

Tekstinkäsittelyohjelmat ja taulukkolaskenta

Joillekin ongelmia voi aiheuttaa se, että omalta kotikoneelta ei välttämättä löydy lisensoitua perusohjelmistoa kuten yleisiä tekstinkäsittelyohjelmia. Toisaalta voidaan haluta jakaa dokumentteja tiimin kesken tai asiakkaan kanssa ja muokata niitä ilman pitkiä sähköpostiketjuja liitteineen. 

Rekisteröitymällä on mahdollista käyttää sekä Googlen, Microsoftin että Applen tekstinkäsittely- ja laskentataulukko-ohjelmia sekä PowerPointia ja Keynotea maksutta. Myös OpenOfficella voi avata ja muokata yleisimpiä tiedostotyyppejä. Näissä palveluissa myös tiedostojen jakaminen ja siten useamman ihmisen kanssa muokkaaminen käy mutkattomasti ja ilman sekavaa versionhallintaa.

Etätyössä tiimillä saattaa olla käytössä erilaisia koneita ja ohjelmia, vaikka toimistossa kaikki järjestlemät olisivat samoja. Sama pätee asiakkaan kanssa etänä työskentelyyn,

Vaikka tiedostot aukeavat muissakin ohjelmissa, eri tiedostotyyppien välillä vaihtaminen ja tiedostojen tyypin muuttaminen aiheuttaa silloin tällöin ongelmia esimerkiksi muotoilun kanssa. Joskus olen törmännyt siihen, että muokkaus ei näy tiedostossa, mutta aiheuttaa ongelmia, kun tekstiä kopioidaan muille alustoille kuten WordPressiin. 

PDF-tiedostojen muokkaukseen tuo apua esimerkiksi XODO (maksuton henkilökohtaiseen käyttöön). 

Google docs (Docs, Sheets, Forms ja Slides) 

iCloud (Pages,  Nubmbers ja Keynote) 

Office 365 (Word, Outlook, Excel, PowerPoint...) 

Apache OpenOffice 

Aikataulutus ja projektin hallinta

Etätyö ei välttämättä ole paras hetki ottaa käyttöön uutta monimutkaista ajanhallintatyökalua. Jos kuitenkin olet tottunut organisoimaan työtäsi esimerkiksi visuaalisesti tai haluatte jakaa tiimin kanssa tehtävästä työstä suunnitelmia tai seurata projektinkehitystä, näistä ohjelmista voi olla hyötyä. Aloittelijalle aikaa menee tosin paljon vain niiden opetteluun.

Trello - Trello on taulukkomuotoinen organisointialusta, jossa voit liikuttaa luomiasi palikoita luokasta toiseen, vaihtaa niiden väriä ja tilaa ja esimerkiksi kommentoida niitä tiimin kesken. Maksuton versio mahdollistaa seitsemän eri taulun tekemisen.

Asana - projektinhallintatyökalu Asanaa voi käyttää tiimin kesken tehtävien jakamiseen ja seurantaan tai oman työnsä ohjaamisessa. Halutessasi voit ottaa vastaan myös ilmoituksia esimerkiksi sellaisista työtehtävistä, joiden aikarajat lähestyvät ja maksullisen version toiminnot näyttävät tiimin tehtävät esimerkiksi kalenterinäkymässä näyttäen, jakautuvatko ne tasaisesti. 

Padlet - Trellon tapainen visuaalisempi taulusovellus, johon voi lisätä esimerkiksi videota ja kuvia. Trelloa kevyempi ja hieman Pinterestin omainen. Lisäominaisuuksilla varustettu yritysversio maksullinen. 

Float - kalenterimuotoinen resurssienseurantatyökalu. Maksullinen ja lisämaksusta voi seurata myös työhön todellisuudessa kulunutta aikaa.

JIRA - tehtävienhallintaohjelmisto, joka on suunnattu ohjelmistokehitykseen. Valmiit projektin vaiheen seurannat, Trellon kaltainen näkymä ja toiminta, mutta lisäominaisuuksia esimerkiksi seurantaan sekä tietosuojaa. Maksullinen yli 10 käyttäjälle. 

Pivotal Tracker - projektinhallintatyökalu, joka on myös suunnattu ketterään ohjelmistokehitykseen erilaisin seurantatyökaluin. Maksullinen yli 3 käyttäjälle. 

Monday - tehtävien hallintaa suuremmille tiimeille samaan tapaan kuin yllämainituissa ohjelmissa. Pidetään kirjaa tehdyistä, menossa olevista ja suunnitelluista projekteista. Valmiita pohjia tarjolla usealle eri alueelle aina markkinoinnista ohjelmistokehitykseen. Maksullinen.

Basecamp - projektinhallinta ja viestintätyökalu tiimeille etenkin etätyöhön. Seurataan tehtävien etenemistä ja tiimin työskentelyä. Mahdollisuus rajoittaa esimerkiksi työaikoja eri tiimin jäsenille ja jakaa tiedostoja. Maksullinen. 

Howspace - tekoälyä hyödyntävä muutoksenhallinnan ja fasilitoinnin alusta etenkin oppimiseen ja kehitykseen. Eroaa muista listalla selkeästi, mutta tarjoaa alustalla työtiloja muutoksenhallinnassa esimerkiksi etätyötilanteissa. Maksullinen.

Todoist - tehtävälista, joka näyttää hieman samalle kuin Asana, mutta onyksinertaisempi. Voit käyttää tätä työkalua helpommin oman työsi seurantaan. Saatavana myös tiimeille. Saatavana maksuton versio.

iDoneThis - maksullinen tehtävänhallintaohjelma, jossa seurataan tehtäviä sekä niiden valmistumista ja raportoidaan etenemisestä. 

Oma suositukseni? Riippuu siitä, kuinka työskentelet ja onko sinulla tiimi. Moni työkalu on yrittäjälle vain aikaavievä. Käytän suunnitteluun itselleni vain paperia ja normaalia kalenterinäkymää. Tiimien kesken käytän useimmiten Trelloa, koska se on yksinkertainen eikä lähetä turhia ilmoituksia.

Ajanhallinnan työkalut

Muita ajanhallinnan työkaluja käytän oikeastaan aikaavievän kalenterin täytön ja projektinhallinnan sijaan omaan työskentelyyni enemmän. Tässä muutama, joista voi olla hyötyä sinullekin.

Timely - seuraa ajankäyttöä ja tehosta työskentelyä. Mittaa eri sovelluksissa käytetyn ajan automaattisesti. Maksullinen.

Toggl - klikkaa aloittaessasi tehtävän ja sovellus mittaa kauanko aikaa käytät ja muistuttaa, jos et tee mitään. Voidaan käyttää myös manuaalisesti. Maksullinen yli 5 käyttäjän tiimeille.

Everhour - ajankäytön seuranta, joka integroituu muihin sovelluksiin, kuten Asana, JIRA , Basecamp, GitHub ja Trello. Maksullinen yli viiden käyttäjän tiimeille.

TomatoTimer - Pomodoro tekniikassa pidetään 25 minuutin työskentelyn (tai muun ennalta asetetun lyhyen jakson) jälkeen 5 minuutin tauko ja neljän jakson jälkeen pidempi tauko. Selkä kestää paremmin ja keskittymiskyky säilyy. Käytän itse tätä tekniikkaa, kun teen keskittynyttä tavoitteellista työtä, kuten tämän artikkelin kirjoittaminen. Nouse tauolla ylös, vaikka kävisit vain hakemassa lasin vettä tai venyttelisit vähän. Voit käyttää mitä vain ajastinta, joka hälyttää ja jonka voit helposti nollata.

Kyselyt 

Doodle -milloin ehditään pitää virtuaalikokous tiimin kesken? Doodle antaa mahdollisuuden jokaiselle kertoa, milloin heille sopii ja näyttää sitten, milloin kaikki tai suurin osa osallistujista on vapaana ilman viestejä edestakaisin. Maksuttomassa versiossa on mainoksia.

Calendly -  puolestaan antaa muiden varata suoraan kalenteristasi aikoja määrittelemänäsi aikana ja integroituu suoraan kalenteriohjelmaan. Kaikki ominaisuudet eivät ole käytössä maksuttomassa versiossa.

Google Forms - Google Docs alustalla voi tehdä myös kyselyitä Formsin avulla. 

SurveyMonkey - Tee kyseyitä ja seuraa saamiasi vastauksia. Maksuton versio on rajoitettu ja maksulliseen versioon saa esimerkiksi oman logon. 

Esitykset

Moni yllämainituista ohjelmistoista mahdollistaa myös esitysten valmistelun. Esimerkiksi Googlen, Microsoftin ja Applen työkaluista löytyy esitysten tekemiseen PowePoint, Keynote ja Slides. Tässä vielä lisää hieman erilaisia vaihtoehtoja esitysten valmistamiseen.

Mentimeter - interaktiivisia esitelmiä tekemällä kyselyitä kännyköiden avulla. Maksuttoman version ominaisuuksia on rajoitettu.

Slido - interaktiivisia esitelmiä, joissa saat yleisön kysymykset ja voit tehdä kyselyitä. Maksuttomassa versiossa ominaisuuksi on rajoitettu.

Prezi - PowerPointia paremmaksi julkaistussa tutkimuksessa noussut työkalu, jossa on valmiita estiytspohjia ihmisille, jotka eivät ole graafikkoja. Maksuttomassa versiossa on rajoitetut ominaisuudet.

Seidat - suomalainen esitysalusta. Rajoitettu maksuton versio saatavissa yhdelle käyttäjälle.

Youtube Live - Haluatko jakaa esityksen livenä helposti vain linkin saaneille henkilöille? YouTube mahdollistaa livenä videoimisen ja lähettämisen tai esimerkiksi esityksestä tehdyn videon lataamisen linkin taakse. 

Suurempien ryhmien esitykset ja webinaarit

Useammille kymmenille ihmisille tapahtuvat estiykset vaativat yleensä webinaariohjelmistoja tai muita vastaavia työkaluja. Tunnettuja ovat esimerkiksi WebinarJam ja ClickMeeting. Monet yllämainituista alustoista voivat myös toimia webinaarialustoina, kuten Zoom, Adobe Connect ja GoToMeeting. 

Yhteinen piirtäminen ja hahmottelu

Mural - alusta visuaaliselle tiimityölle. Postit-lappuja, kaavioita ja piirroksia. Maksullinen.

Miro - visuaalinen valkotaulu tiimeille, kuten yllä. Rajoitettu maksuton versio.

Google Jamboard ja Microsoft Surface Hub - oikea sähköinen valkotaulu, joka on yhteydessä pilveen. Jamboardiin liittyvät työkalut on lisätty osaksi maksullisia GSuite paketteja ja niitä voidaan käyttää muokkaamaan Google Docsista löytyviä tiedostoja.

Microsoft Whiteboard - Maksuton valkotaulusovellus Microsoftilta. Voit käyttää osana Office 365 verkkopalvelua yhdessä tiimin kanssa tai ladata koneelle. 

A Web Whiteboard - lataa sivu ja aloita piirtäminen, mutta piirros katoaa kahden tunnin sisällä. Maksullisessa versiossa enemmän ominaisuuksia.

Flinga - suomalainen verkkopohjainen valkotaulu. Maksuton rekisteröityminen.

Muistiinpanot mukaan paikasta toiseen? 

Nykyään moni työpaikka ei varmasti suosittele muistiinpanojen ja tietojen kantamista mukana edes vahvalla salasanalla suojatussa kännykässä tai se voi olla kiellettyä, mutta kaltaiselleni kouluttavalla ja paljon kirjoittavalle yrittäjälle muistiinpanotyökalut ovat kultaakin kalliimpia.

Evernote on yksi työkalu, jonka saat koneelle ja kännykkään ja jonne voi tallentaa monenlaisia tiedostoja ja kirjoitta tekstiä tai vaikka sanella ajatuksesi kiireessä. Myös Microsoft tarjoaa samanhenkistä OneNote-sovellusta ja itse käytän paljon myös hyvin yksinkertaista Applen muistiinpanotyökalua kännykässäni. 

Käytän ohjelmia esimerkiksi blogipostausten hahmottelemiseen ja kurssisisältöjen kirjoittamiseen, jolloin voin kirjoittaa missä vain vaikkapa virtuaalikokousta odottaessani (kun en halua enää sotkea asetuksiani ja vaihdella ikkunoita) ja siirtää tekstin koneelle tehdäkseni sen valmiiksi.

Entä jos kotikoneeni on Applelta ja tarvitsen Windowsin ohjelmistoja?

Jos olet tottunut kotona käyttämään Macbookia ja töissä Windowsia ja tarvitset nyt työkoneen työkaluja kotikoneelle, saatat törmätä ongelmiin. Vaikka nykyään suurin osa ohjelmistoista on joko suoraan saatavilla eri käyttöjärjestelmille, voit tarvita edelleen virtuaalikoneen. 

Virtuaalikone mahdollistaa toisen käyttöjärjestelmän käyttämisen koneellasi. Asentaminen vaatii sekä erillisen ohjelman kuten VMWare Player (maksuton yksityiskäyttöön) tai VirtualBox (maksuton) sekä asennustiedoston.

Pidä huolta salasanoista ja käyttäjutunnuksista

Tässä artikkelissa olen antanut useita vinkkejä etätyötä helpottavista sovelluksista ja haluan vielä nopeasti muistuttaa, että olet tällä hetkellä luultavasti myös oman työsi tietoturvaa ja IT-asioita valvova henkilö. Vaikka työskentelisit tiimin kanssa, ei kannata jakaa yhtä käyttäjätunnusta tai salasanoja sovelluksiin tai verkkopalveluihin. 

Artikkelin lähteet: oman etätyö-, asiakastyö- ja tiimityökokemuksen lisäksi artikkeliin on lisätty muutama työkalu Jonas Rajannon etätyöskentelyn työkaluista kertovan artikkelin pohjalta, koska esimerkiksi piirtotyökaluja en itse pahemmin ole käyttänyt, vaikka olen saanut niistä etätyöskenteleviltä kollegoilta muutamia vinkkejä.

Onko sinulla jokin muu vinkki tai sovellus, joka sopisi listalle? Laita minulle sähköpostia osoitteeseen [email protected] ja tarkistan suosituksesi sopivuuden listalle.

Close

50% Complete

Two Step

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua.