Ajanhallinnan taito: kuinka tehdä huomattavasti tuottavampaa työtä vähemmässä ajassa?

Ajanhallinnan maailmaa vaivaa vaikeasti parannettava väärinkäsitys. Se perustuu ajatukselle, että tiedämme lähes automaattisesti, mitä meidän kannattaa ja pitää tehdä ajallamme, mutta emme osaa tehdä sitä kaikkea tarpeeksi tehokkaasti. Mitä enemmän saisimme päviimme mahtumaan, sitä tuottavampia olisimme. 

Markkinat ovat täynnä työkaluja, sovelluksia, kalentereja, kirjoja ja kursseja, jotka opettavat hoitamaan tämän väärinkäsityksen aiheuttamia oireita ja tunnetta, että emme tee tarpeeksi tai aika ei ole kontrollissa. Juuri kukaan ei saa niitä kuitenkaan toimimaan. Miksi?

Psykologi Adam Grant kirjoittaa New York Times lehdessä eräästä kurssilaisestaan, jonka esimies halusi parantaa työn tuottavuutta. Pudotettuaan aikataulustaan kaikki turhat kokoukset, kurssille osallistuja ei ollut onnistunut vapauttamaan tarpeeksi aikaa.

"Tämä saattaa kuulostaa vitsille, mutta se ei ole sitä. Ainoa ideani on juoda vähemmän vettä, jotta ei joudu menemään niin useasti vessaan." 

Halu hallita aikaa tehokkuuden ja tuottavuuden nimissä

Suurin osa meistä on huomaamattaan ajautunut toimimaan oireiden hoitoon keskittyvän mallin mukaan. Olemme stressaantuneempia ja väsyneempiä, kadotamme suunnan ja keskittymisen helposti, informaatiota on liikaa ja kaiken tarvittavan sovittaminen kalenteriin on vaikeaa. 

Henkilökohtaisesta tehokkuudesta on monessa suhteessa tullut hyve ja kiireisyydestä meriitti. 

Tästä syystä haluamme hallita aikaa. Taivuttamalla sen tahtoomme ja venyttämällä kunnes viimeinenkin hikipisara on puristettu ulos, aika ehkäpä ei enää tikitä eteenpäin niin armotonta vauhtia vaan muuttuu elastiseksi. Tämä mahdollistaisi neljän päivän työviikot sekä elämän, jossa kaikki on mahdollista saavuttaa kerralla vain kalenteria muokkaamalla. 

Päivässä on kuitenkin vain rajallinen määrä tunteja. Jos aikaan nähden on jatkuvasti liikaa tekemistä, kallis ajanhallintaohjelma ei ratkaise tilannetta. Törmään tähän  työssäni puhuessani uusien asiakkaiden kanssa heidän markkinoinnistaan. Monesti nykyinen markkinointisuunnitelma on niin laaja, että sitä ei kykene toteuttamaan.

Työkaluja ja alustoja on käytössä niin paljon, ettei niitä ehdi oppia. Viimeinen asia, jota tässä tilanteessa tarvitaan on lisää uusia markkinointityökaluja ja strategioita vanhan päälle. Koska markkinointi ei toimi eikä myyntiä tule, yrittäjä etsii kuitenkin seuraava kyltajyvästä toteuttamatta koskaan yhtäkään ideaa loppuun asti.

Amerikkalaisella huippusuositulla keskusteluohjelman juontaja Oprah Winfreyllä on tähän liittyvä sanonta: "VOIT saada sen kaiken. Et vain voi saada kaikkea samaan aikaan." 

Jotta voit tehdä huomattavasti tuottavampaa työtä vähemmässä ajassa, joudut lähestymään työskentelyäsi hieman erilaisesta näkökulmasta. 

Priorisointi: pieni osa tekemästämme työstä aiheuttaa suurimman osan tuloksista

On helppo harhautua jopa siitä, mitä tehokkuus todellisuudessa on. Jos saamme päivän aikana tehtyä pitkän listan periaatteessa turhia tehtäviä, jotka eivät tuota mitään järkevää tulosta, onko tehokkuudella ollut mitään väliä? Englanniksi tätä kutsutaan nimellä "busywork" ja suomeksi sitä voisi kutsua vaikkapa touhuiluksi tai puuhailuksi. 

Kutsun tätä työtehtävien ryhmää itse aikasyöpöiksi. Niiden luonteeseen kuuluu, että ne tuntuvat tuottavalta työltä, mutta ne ovat pitkälle ennustettavia (eivät vaadi erikoisosaamista) ja niiden arvo on alhainen (ne eivät tuota yrittäjälle tuottoa).

Tähän ryhmään kuuluvat asiat kuten kauppaan autolla ajaminen hakeaksesi kyniä, nettisivun ulkonäön muokkaaminen kun et saa sinne vielä kävijöitä tai myynti sivun kautta ei toimi ja sosiaalisen median päivittäminen ilman, että päivitykseen sisältyy toimintaan johtavaa kehotetta. Mikään näistä asioista ei tuota tulosta tai ole prioriteetti, mutta ne vievät helposti paljon aikaa.

Siksi on tärkeää priorisoida ja ohjata huomio niihin asioihin, jotka tuottavat eniten tulosta. Moni käyttää apuna esimerkiksi 80/20-periaatetta: 20% työstä tuottaa 80% tuloksista. Jos siis keskityt nimenomaan tuottaviin asioihin ja osaat suurimman osan ajasta jättää huomiotta, delegoida tai ulkoistaa loput 80%, työsi tuottavuus kasvaa. 

Fokuksen ja huomion hallitseminen

Ajanhallintaan keskittyminen aiheuttaa pahimmillaan sen, että huomaamme yhä enemmän, miten vähän saamme aikaiseksi. Ohjaamalla huomiosi tärkeimpiin tehtäviin ajan sijaan, annat itsellesi mahdollisuuden työskennellä tehokkaammin ja pitää tarpeeksi taukoja. Työstä on silloin helpompi palautua ja siihen on helpompi motivoitua. 

Erityisen tärkeää on myös häiriöiden ja melun poistaminen työajasta. Saamme jatkuvasti informaatiota, joka vie helposti huomiomme muihin asioihin. Tällöin ulkopuolelta tulevat asiat ja viestit katkaisevat helposti keskittyneen työn ja työn pariin on aina vaikeampi palata. 

Neuropsykologi Alexander Olsen tutkii reaktiivista ongelmanratkaisua. Hänen mukaansa aivot yrittävät jatkuvasti luoda jokapäiväisestä informaatiotulvasta merkityksellistä tietoa. Kun jotakin odottamatonta tapahtuu, erillinen reaktiivinen prosessi ottaa kontrollin. Se yrittää nopeasti luoda tilannekuvan yhdistelemällä tietoa eri tavalla tehdäkseen suunnitelman, kuinka sopeutua uuteen tilanteeseen.

Rutiinit auttavat vähentämään jatkuvaa reaktiivisuutta ja säästävät energiaa sellaisiin tilanteisiin, joita varten ei ole helppoa varautua etukäteen. Aivojen energiantarve vaikeankin ongelman ratkaisussa on kuitenkin vain noin yhden tic-tac pastillin luokkaa ja mitätön verrattuna kehon muihin prosesseihin.

Ajattelun uuvuttavasta vaikutuksesta ei ole usean tutkimusryhmän tekemissä tutkimuksissa löydetty todisteita, mutta sen sijaan jopa 80% keskittyneestä työajasta katoaa psykologi Gerard Weinbergin mukaan usean tehtävän tekemiseen kerralla ja aihealueesta toiseen vaihtamiseen (context switching ja multitasking). On siis moninkertaisesti tehokkaampaa tehdä vain yhtä asiaa kerrallaan ja jopa kategorioida työtä, jotta voit tehdä samanlaisia tehtäviä peräkkäin.

Oikeanlaiset tehtävälistat tehostavat tuottavuutta

Tehtävälistat aiheuttavat helposti illuusion siitä, että kaikki niille kirjoitettu on tuottavaa työtä. Aina tämä oletus ei ole totta. Monet listat sisältävät vain sen, mikä on ollut mielessämme päällimäisenä listaa kirjoittaessa. Jos työlle ja tuloksien saavuttamiselle ei ole selkeää suunnitelmaa, josta päivän tehtävät johdetaan, pelkkä suorittaminen ei johda tuloksiin.

Tehtävälistat kuitenkin todistetusti toimivat, koska ne noudattavat meille luontaista ajattelutapaa. Psykologi Bluma Zeigarnik oli yksi ensimmäisistä, joka tutki tapaamme priorisoida tällä hetkellä tärkeää tietoa. Hän tutki tarjoilijoita ja todisti näiden muistavan pöytäseurueen henkilöiden tilaukset vain siihen asti, kunnes annokset oli tarjoiltu pöytään. Sen jälkeen tieto ei ollut enää tärkeä ja siitä oli helpompi päästää irti.

Toinen todistetusti toimiva tapa tukea työntekoa ja motivaatiota on listata tiettynä aikana tehdyt tehtävät. Kirjoita paperin toiselle puolelle tai tiedostoon ensin tietty aikajakso ja sen jälkeen saavutukset. Koska listaan ei ole mukava kirjoittaa "selailin Facebookia kaksi tuntia", se kannustaa pysymään työn parissa tiiviimmin.

Toisaalta kannustat itseäsi muistamaan tekemäsi tehtävät, jotka putoavat helposti mielestä pois. Se motivoi jatkamaan, koska huomaat eteneväsi kohti suurempaa lopputulosta. Teemme tehtäviä todennäköisemmin loppuun asti, kun tiedämme paljonko työtä on vielä jäljellä ennen taukoa tai työn valmistumista. Siksi työllä on hyvä olla määriteltynä alku ja loppu: vaikkapa jatkuva sosiaalisen median päivittäminen osana yrityksen markkinointia puuduttaa helposti. 

Tuoreemmat tutkimukset ovat todistaneet, että jo suunnitelman kirjoittaminen ylös parantaa tuottavuutta.

Rutiinit toimivat paremmin kuin itsekuri

Ihmiset, jotka saavat jatkuvasti aikaan hyviä tuloksia ja tuottavaa työtä, tekevät joitakin asioita pitkälti samalla tavalla. Kyse ei niinkään ole mistään pikakonsteista vaan tavoista pitää yllä motivaatiota ja luoda työskentelylle ympäristö, joka tukee tuottavaa työtä. 

Vaikka voimme patistaa itsemme tekemään enemmän oikeita asioita, tutkimukset kertovat itsekurin loppuvan, mitä enemmän joudumme käyttämään sitä. Rutiinit sen sijaan auttavat tekemään oikeita asioita lopulta hieman kuin itsestään. 

Itsekuri ajaa meidät myös helposti tehokkuuden ansaan: jos teemme liikaa, työn laatu ja tuottavuus pienenee. Jos taas tuemme energisyyttämme ja annamme mielen sekä kehon palautua työpäivästä, jaksamme tehdä keskittynyttä työtä joka päivä. Arki on mukavampaa ja parempaa samalla, kun etenemme kohti tavoitteita ja saamme paljon aikaiseksi. 

Parhaiten kaikki tuottavuuden työkalut toimivat tietysti silloin, kun työ itsessään on motivoivaa ja innostavaa. Siihenkin voi omalla toiminnallaan vaikuttaa.

Kiinnostaako ajanhallinta ja parempi yrittäjän arki? Rekisteröidy tästä maksuttomalle minikurssille: "Ajanhallinnan tehostartti" .

 

Liian pitkä, en jaksa lukea? Tässä artikkelin pääpointit pähkinänkuoressa:

Nykyinen käsitys ajanhallinnasta keskittyy usein siihen, miten saadaan tehtyä paljon tehtäviä lyhyemmässä ajassa.

Tärkeämpää on tehdä oikeita asioita käytössä olevalla ajalla. Kaikki tehtävät eivät ole samanarvoisia ja on tärkeää, mihin huomio kohdennetaan, kun tehdään keskittynyttä työtä. 

Itsensä pakottaminen tehokkuuteen toimii huonosti. Siksi on parempi kehittää rutiineja, jotka auttavat keskittymään olennaiseen ja tukevat keskittynyttä työskentelyä.

Lisää työkaluja ajanhallintaan saat tältä maksuttomalta minikurssilta .

 

Lähteet:

The New York Times: Productivity Isn't About Time Management. It's About Attention Management. 

Oprah Winfrey lainaukset www.goodreads.com

 Psychology Today: The Neuroscience of Proactive vs. Hyper-Reactive Thinking

Vox: Why your desk job is so damn exhausting

Jorey MacKay: Context switching can kill up to 80% of your productive time 

The Guardian: The psychology of the to-do list – why your brain loves ordered tasks

 

Close

50% Complete

Two Step

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua.